NLPCC办会条例

（2018年9月19日专委会执委会会议讨论通过）

一、办会申请办法

1. 每年NLPCC开会（也就是在本专委会年会）之前一个月接受CCF会员所在单位的办会书面申请。书面申请书寄给专委会秘书长。申请书要包括场地、住宿、交通、接待能力、安全、价格、人数预估、所在单位的支持、志愿者安排、主会安排、tutorial场地和接待安排等必要信息。另外，申办单位要在提出申办请求之前，咨询其主管部门的意见，获得相应的支持。否则，专委会不予考虑。

2. CCF-NLP专委会执委会(由专委会主任、副主任、正副秘书长组成)召集会议审核各个申办请求。审核通过者，邀请其在年度专委会全体会议上陈述申办请求。不合格者，将通知申请者。执委会有权利根据地区平衡、是否召开过本会议、是否与其他会议冲突、当地的NLP研究氛围、当地接待能力、交通方便程度、安全保卫，以及CCF的战略发展对某些申办请求提出暂缓申办的指示。

3. 经全体与会CCF-NLP专委会委员投票，票数居前者将获得举办资格。余下按照票数多少列为候补顺位。当获得举办资格者遇特殊情况无力或被专委会执委会认为其无法胜任，则由下一顺位候补者接替之。

4. 在特殊情况下，比如临时需要跟某国际或者或国内会议合办，专委会执委会有权对当选的申办者顺延到下一年度。

二、专委会执委会实地考察

1. 承办单位在获得承办权之后，需要在距离开会6个月时，向专委会执委会提交准备情况报告。包括场地、批件等各项工作的落实情况。

2. 专委会将派出由秘书长带队的三人工作组（其他两人须是富有办会经验者），在专委会经费支持下，前往会议举办地进行实地检查，确认所有事宜合格。如果发现不合格项目，则需郑重提出整改意见。承办单位需要及时改进。

3. 考察项目包括，但不限于如下几个重要事宜（下表仅供参考，需要随时调整）：

三、会议期间的严格管理

1. 会议设立总负责人制度。由专委会秘书长和本地承办单位的负责人共同负责。他们需要掌控会议的日常运作和处理紧急情况。专委会主任及执委会全体成员则要行使监督职责。

2. 会场要提供矿泉水。

3. 每个会场提供IT支持人员，及会场支持人员，支持报告人使用投影演讲设备，提问时提供话筒。

4. 提前检查投影设备，并测试重点嘉宾的PPT保证顺利播放。保证投影仪的精度，否则要更换投影仪。

5. 提前检查话筒设备，绝不能出现刺耳的干扰声响。

6. 会场要有应急、安全措施。防止拥挤、踩踏。会议开幕式后以中英双语告知所有代表应急通道和应急措施。

7. 会议期间，要对开幕式、闭幕式、特邀报告、授奖仪式等重要环节安排专人照相。

8. 开幕式、闭幕式、特邀报告、颁奖仪式的安排要体现庄重、得体、有仪式感。

9. 杰出贡献者、青年新锐奖颁奖：由奖励委员会主席宣布获奖名单，邀请CCF的上级代表和专委会主任共同上台颁奖。如果以上有人缺席，可由秘书长或者大会主席、PC主席顺次接替。

10. 最佳论文颁奖：由大会主席和PC主席颁发。如果有人缺席，则由专委会主任、秘书长等接替。

11. 最佳论文颁奖，必须有作者代表亲自接受颁奖并发表演讲。如果没有一名作者出席，则除非不可抗力的原因，取消这个颁奖环节，并取消本奖项。

12. 杰出贡献奖、青年新锐奖，须有获奖者本人出席接受奖励，并发表演讲。如果遇到不可抗力、或者获奖者身体问题，可以由其指定的代表出席。

13. 开幕式、闭幕式、特邀报告、颁奖仪式、各个主持环节，主持人应该注重礼仪、语言能力和时间掌控能力。闭幕式向Local Chair和志愿者献鲜花。

14. 如遇开幕式、闭幕式领导讲话或者特邀报告、或者杰出贡献奖、青年新锐奖等，如果演讲人不能用英语表达的情况，应该尊重演讲人用其母语发表演讲，会议需要配备同声传译。

15. 会议结束后，由专委会主任出面，秘书长安排答谢宴会。会议主席、程序委员会主席、会议组织者、杰出贡献奖获奖者、青年新锐奖获得者、专委会主任会成员参加。

16. 会议结束后，由秘书长及时安排会议报道、组织对获奖者的专访。并通过CCF的渠道和社交媒体渠道及时宣传。

17. 会议结束后一个月内，组织专委会执委会成员总结会议的得失，提出改进措施。对后续办会者给予有益的启示。

18. 会议结束后一个月内，由主任提议，秘书长召集专委会主任执委会成员及时安排下一年的会议。

四、会议的组织

1. 专委会执委会会议在每年一月一日之前，慎重选择大会主席、PC主席的人选。必须是德才兼备、有名望、有经验、愿意投入时间和精力、认真负责的人士。要考虑多样化因素。不要选择以往表现不佳者。会议提倡多样化。已经担任过大会主席、PC主席的人士的选择优先级降低。

2. 由专委会主任正式代表CCF邀请NLPCC的大会主席、PC主席。

3. 由大会主席会同PC主席邀请特邀报告人。执委会可以推荐或者建议人选。要注意多样化人选。注意演讲人的背景和演讲题目、专业深度与本会议的参会人士相符合。

4. 每年二月一日之前，由PC主席选定reviewer。同样要选择有经验、有学术能力和资格、愿意投入时间和精力、认真负责的人士。不要选择以往表现不佳者。

5. PC主席第一次CFP由每年一月份发布，之前要完成Area Chairs的邀请和确认。Template另附。

6. 会议网站在第一次CFP发布之前完成第一次建设。

7. PC主席第二次CFP在每年三月份发出，之前完成所有PC members的确认以及会议投稿网站的开通。Template另附。

8. 由PC主席在秘书长协助下，组织审稿会。时间、地点。秘书长要保证远程会议系统良好工作。

9. 最佳论文：一般情况下大会设立最佳宣读论文、最佳poster论文、最佳学生论文。

10. 最佳论文评审：组织。由PC主席组织独立的三到五人的评奖委员会，每位委员独立审核候选论文，然后投票决定。如果有某一篇文章有COI（兴趣冲突），则需要更换相应的评奖委员会成员，或者临时由评奖委员会主席追加一名评审人。要提前通知最佳论文获得者与会领奖并宣读论文。如果获奖者及其他合作者均不能与会，则顺序递补评审结果队列的下一篇论文。

11. 杰出贡献者、青年新锐奖获得者评选。由奖励委员会独立评选。严格按照CCF奖励章程进行（参见该文件）。在NLPCC大会召开前1个月，由秘书长通知获得者。要求获得者与会并作获奖发言。对杰出贡献奖，考虑到本人可能年事已高，如不能与会，可由获奖人指定人士代为领奖。而青年新锐奖则必须本人出席领奖。否则，取消获奖资格。

五、办会角色和职责定义

1. 专委会执委会：执委会（专委会主任负责）经小组讨论、表决决定大会主题、大会主席、PC主席、组织委员会主席、出版主席、赞助主席、tutorial主席、workshop主席等各个人选。并有权在特殊时期，比如出现某些人选不能履行职责，临时更换人选。对大会一切事宜，执委会代表CCF拥有决定权和解释权。

2. 大会主席：国内、国外各一人。负责确定大会主题、协调各个方面的进展。确认大会议程，确保大会顺利进行。在大会的某些重要环节（比如大会开幕、宴会、闭幕、颁奖等环节，但是不一定每一个环节），代表大会致辞。

3. PC主席：国内、国外各一人。负责组织高水平和负责任的论文审稿委员会（reviewer），建立和维护会议审稿网站，决定领域和设置和领域主席（中外各一人）人选，负责CFP、审稿、录取全过程。决定会议的论文发表议程。负责处理有抄袭嫌疑的稿件和投诉。负责及时撤出违规、抄袭论文。与大会主席和专委会秘书长协商大会全部议程。任何环节如有疑问可咨询专委会执委会和秘书长。

4. 大会组织委员会主席：专委会秘书长，及本地会议组织负责人位大会组织委员会主席。负责会议所在地点的后勤保障、主会场、分会场、宴会、参观的场地和日程安排。确保大会安全顺利完成。全权负责会议期间出现的各类问题。包括食品安全、交通、秩序、争执、歧视和骚扰投诉。

5. AC主席（每一个领域设置中外各一名领域主席）。负责所在领域的论文评审，以及推荐优秀论文。

6. Session 主席：负责主持会议的某一些环节。要求提前了解所主持的环节的主要内容，注意开场白、介绍嘉宾、掌控时间，活跃问答环节。要求语言（特别是英语主持场合）清晰明了，言简意赅，礼貌得体。

7. 出版主席：负责会议论文集或者与有关出版社合作的论文汇集、格式检查等。保证会议的论文及时顺利出版。

8. 赞助主席（两人）：负责联系有关公司和单位获得资助。

9. 宣传主席 （两人）：负责利用CCF渠道、社会关系网络渠道（微信和微博）、有关合作的媒体等在会前、会后及时宣传CC、专委会、大会、最佳论文、杰出贡献奖获得者和青年新锐奖获得者。

10. 最佳论文评选委员会主席。由大会主席、PC主席和执委会商定确定主席人选（一人）、以及委员人选（3-4人）。负责各类最佳论文的评选工作。

本条例解释权归专委会执委会所有。本办会条例不是一成不变的。每一次办会时可依据实际情况做个别调整，但需要经专委会执委会同意。将来专委会执委会将根据情况的变化而及时修订。

起草者：周明（专委会主任）。2018年9月19日专委会执委会会议讨论通过。

中国计算机学会 中文信息技术专委